Syv Cs at undgå Procedure skriftligt fejl

Du gør dit bedste for at sikre organisationen fungerer så effektivt som muligt. Men hvis din politikker og procedurer er ufuldstændige, forældede eller inkonsekvent, så de kører ikke den præstationsforbedring, de bør. Når medarbejderne forsøger at bruge ufuldstændige eller udefineret procedurer, følge affald og kostbare fejl snart.

Case Study: Lille fejl tilføje hurtigt

Uden at vide det, medarbejdere på en lokal auto dele selskab har en dyre opgave afgøre Hvornår skal acceptere debitorkreditering. Virksomheden havde faktisk en detaljeret kredit ansøgningsproceduren, herunder en udtømmende fejl korrektion rutine, men proceduren var en fatal fejl: det var ikke ordentligt indekseret.

Indeksering forbedrer brugervenlighed

Uden en måde at let finde og henvise til den gældende procedure i driftshåndbogen, medarbejdere kunne ikke finde det og simpelthen bruge ikke det på alle, fører til en inkonsekvent proces og vildt forskellige output. Potentielt værdifulde kunder blev regelmæssigt vendt væk af nogle medarbejdere, mens andre accepteret dårlig kreditrisici, fordi de var usikker på, hvilke af dem til at forkaste.

En lille forglemmelse som dette kan tilføje op til tusindvis af dollars i mistet salg og gode vilje. Selv de mest grundige procedurer har uundgåeligt huller, der kommer fra at være “for tæt” på processen eller ikke følger de grundlæggende regler for effektiv procedure skriftligt.

Udnytte erfaringen

For at være effektiv, skal procedurer handling orienteret, grammatisk korrekte og skriftlig i en konsekvent stil og format til at sikre brugervenlighed. Disse retningslinjer, sammen med industrien “bedste praksis”, som er dokumenteret i revidere kriterierne, kan bruges til at forbedre din procedurer:

Sammenhæng. Handlinger skal korrekt beskriver aktiviteten skal udføres.

Konsistens. Alle referencer og vilkår der bruges den samme måde hver gang, og proceduren, der skal sikre ensartede resultater.

Fuldstændighed. Der skal være nogen oplysninger, logik eller design huller.

Kontrol. Dokumentet og dets beskrevne handlinger viser feedback og kontrol.

Overholdelse. Alle handlinger er tilstrækkelige til deres tilsigtede overholdelse.

Korrekthed. Dokumentet skal være grammatisk korrekt uden stavefejl.

Klarhed. Dokumenter skal være letlæselige og forståelige.

Hurtigt forbedre dine politikker og procedurer uden besvær

Du kan hurtigt løse disse usability problemer og forbedre ydeevnen og også opgradere din dokumentation til “best practice” standarder uden besvær eller forpligtelser. Ved begyndelsen til at forbedre dine dokumenter, vil du kunne identificere områder for forbedring. Og du kan begynde i dag med 7 Cs af “bedste praksis”.

—

Du har tilladelse til at offentliggøre denne artikel gratis, så længe den hjælpekilde boks er inkluderet i artiklen. Hvis du kører min artikel, ville et svarbrev til chris@bizmanualz.com være meget værdsat. Denne artikel er 472 ord længe herunder boks og word indpakket på 65 tegn pr. linje. Tak for din interesse.