At få organiseret For det nye år – del 1

Følgende procedurer vil forsikre en velorganiseret og godt køre office.
1. har en daglig opgave ark. Dette er gjort i slutningen af dagen. Du kan have elementer tilovers fra den foregående dag, sætte disse elementer først og arbejde derfra. Hvis du foretager indskud på daglig basis, tilføje dem til listen. Planlæg at fil i slutningen af dagen eller før/efter frokostpauser. Gør dette dagligt vil undgå “bunke syndrom”. Denne liste bør også omfatte enhver markedsføringsstrategier for du anvende. Dette vil forsikre du indstille tid afsat til at gennemføre dem.
2. har en ugentlig mål ark, som du gennemgå i slutningen af arbejdsugen og Afslut projekter hængende, kontrollere forsyninger, foretage indbetalinger, gøre fakturering, gennemgå de mål du sætter i din forretningsplan. Dette ark vil også omfatte telefonopkald tilbage for at gøre, markedsføring eller mails du har brug for at afslutte.
3. din månedlige mål og rutiner bør omfatte: at gøre indskud, fakturering, bankudtogsafstemningen, kilometertal omkostninger, kopimaskine omkostninger, Porto omkostninger, og indtægter og omkostninger for måneden. Tjek din forsyninger og rækkefølge, hvis det er nødvendigt. Sammenligning af dine indtægter og udgifter for måneden angiver, hvorvidt du skal foretage ændringer eller justeringer af din marketingplan for den følgende måned. Kalender for enhver kommende begivenheder. Udgør nye indtægts- og omkostningsposter konvolutter. Træk din kildre for de følgende måned og sted materialer i passende dag. Fyldes op din Krøn fil for måneden.
4. med seks måneders mellemrum check på dine konkurrenter. Er de øge deres priser? Hvilken form for markedsføring de ansætte? De tilbyder nye tjenester?
5. Benyt en af følgende ting med hvert stykke papir, der krydser din skrivebord: handle på det, læse det, fil det eller kaste den. Vær sikker på, du har brug for det, før du filen det.
6. Opret et e-mail-system. Bruge forskellige farvede mapper til at kategorisere den mail, du modtager. For eksempel rød – du nødt til at handle på (skrive et brev, gøre en telefon opkald, osv.); Grå – for dine oplysninger; Gul – møder, kommende begivenheder; Grøn – minutter af andre møder, nyhedsbreve, rapporter, osv.; Sort – flyers, reklame materialer. Husk stempel modtagelsesdato på alle e-mails, og følge op så hurtigt som muligt, hvis det er nødvendigt. Dette system kan ændres for de virksomheder, der ikke modtager en stor mængde af mail. Dette system vil hjælpe ansatte oprettet arbejde prioriteter.
7. Lav en mappe, læsning. Læs eller gennemse dette materiale under frokost, pauser, under langsom eller off timer. Fyldes op filer med bestemte kategorier for de artikler, du vil beholde som en reference. Kontrollere, om disse med jævne mellemrum (hver 3 måneder) Hvis oplysningerne er stadig op til dato.
8. at skære ned på arkivering og papir omkostninger. Oprette en Krøn registreringssystem. En Krøn fil indeholder nogen korrespondance, du har oprettet for en bestemt periode. De er som regel lavet på en månedlig basis. Eksempelvis mærke en fil januar Krøn, og placere nogen korrespondance, du har genereret for den pågældende måned i filen. For de fleste kontorer undgår dette system skulle gøre op klientfiler med et stykke papir i dem. Men nogle kontorer holde en ekstra kopi i filen client. Gør dette kun hvis du skal.
Del 2 i denne artikel vil diskutere, hvad du skal implementere dette system. For flere organisation og tid strategier for din virksomhed, så tjek vores hjemmeside.
Copyright 2000, DeFiore virksomheder.